[이코리아] 장소에 구애 받지 않고 어떠한 환경에서도 지속할 수 있는 업무 프로세스, 즉 디지털 워크스페이스 전환을 위해 전자 문서가 주목하고 있다. 

‘전자문서’란 정보처리시스템에 의하여 전자적 형태로 작성, 송신·수신 또는 저장된 정보라고 규정할 수 있다. 이는 컴퓨터와 같이 연산처리를 하는 정보처리장치에 의하여 생성된 디지털 메시지로 나중에 재현하거나 열람할 수 있는 전자적 기록을 의미한다. 

포춘 비즈니스 인사이트는 2019년부터 연평균 29%의 성장률을 보인 전 세계 전자 문서 시장이 2026년까지 약 61억 2,000만 달러 규모로 성장할 것으로 전망한다.

정부도 많은 분야에서 전자문서를 활용하고 있다. 우리나라 전자정부의 순위는 2022년도 유엔 전자정부평가에서 193개 회원국 중에서 3위로 상위권이다. 그러나, 공공기관이나 대기업이 비해 중소기업이나 소상공분야는 전자문서 시스템 사용률이 비교적 낮은 편이란 지적이 있었다. 

행정안전부는 20일 정부서울청사에서 ‘제1회 디지털 문서혁신 정책포럼’을 개최했다.

‘디지털 문서혁신 정책포럼’은 디지털 전환기를 맞아 문서혁신 과정에서 제기되는 다양한 정책적 현안을 발굴하고, 민‧관 협의체 구축을 통한 정책적 공감대 형성을 위해 올해 처음으로 개최되는 정책 협의체이다. 포럼을 통해 전자문서 이용률을 향상하기 위한 다양한 정책과 지원 사업을 도모할 예정이다.

기존엔 대부분 종이 형태로 만들어지기 위해 작성되거나 종이에서 전자문서 형태로 변환되는 경우가 많았지만, 최근에는 문서 형태를 갖추고 있지만 실질적으로는 데이터로만 구성된(전자세금계산서, 부동산전자계약 등) 전자문서가 늘고 있다.

전문가들은 전자문서 산업이 ICT와 융복합으로 업무 혁신뿐만 아니라 새로운 비즈니스 모델을 만들어 낼 것으로 예상하고 있다.  이에 블록체인, 인공지능(AI), 클라우드 등 기술과 전자문서 기술 기반으로 진행될 수 있는 융복합 지원사업을 늘려야 한다고 제안한다.

해외 주요국에서도 전자문서를 다양한 방면으로 확장하여 활용되고 있다. 

2006년 미국은 민사소송법 개정을 통해 소송 당사자 쌍방이 재판 개시전에 소송과 관련된 모든 디지털 증거를 제출하도록 법제화했다. 이 제도가 ‘E-디스커버리 제도’이다. 이 제도는 증거자료의 제출 범위를 디지털 자료 영역으로 확대한 법으로, 기업은 소송이나 법적 분쟁 시 디지털 증거를 적시에 제출하지 못할 경우, 상당한 벌금과 불리한 판결을 감수해야 한다. 

실제 2008년 Qualcomm vs Broadcom과의 특허소송 과정에서 퀄컴사가 관련 이메일과 전자문서를 제출하지 못해 피소하며, 850만불의 지불 판결이 내려졌다. 또한 퀄컴의 변호사들은 소송증거 은닉 등 변호사 윤리규정 위반 징계를 받았다. 

디지털 강국으로의 전환에 힘쓰고 있는 중국은 전자서명 산업이 고속 성장 중이다. KOTRA의 ‘2021년 중국 전자서명 산업 연구 보고서’에 따르면 중국 전자서명 플랫폼 시장 규모는 1016년 1억 5천만 위안에서 2020년 36억 위안으로 약 25배가량 늘었다. 전자계약 건수 역시 2020년 557억 건으로 전년 동기 대비 두 배 가량 늘었다.

또한 2021년 ‘전자 노동계약 가이드라인’을 발표하여 행정업무 뿐 아니라 웹사이트 등에도 전자서명 도입을 늘리고 있다. 이에 따라 전자서명 플랫폼 기업이 등장하고 있는 추세다. 

코로나19는 일본의 종이문서 위주의 업무 관행을 바꿔 놨다. 재택 등 원격근무가 주류로 자리 잡으면서 종이문서로는 협업하기가 사실상 불가능해졌기 때문이다. 그렇기에 일본은 ‘디지털화’를 대안으로 내놓았다. 대표적인 정책이 ‘전자 인감’이다. 정부 뿐 아니라 기업들도 정부의 정책에 호응해 전자 서명이나 전자인감을 적극 도입하고 있다.